Wir sind ein ambulanter Träger der Jugendhilfe in Hamburg mit 12 Fachkräften. Seit Jahren haben wir mit Kilanka gearbeitet — und waren damit nie wirklich zufrieden. Aber ein Wechsel schien aufwendig, riskant, teuer. Bis wir Lani entdeckten.
Der Auslöser
Der eigentliche Anstoß war banal: Kilanka hatte wieder einmal eine Funktion verändert, ohne uns zu informieren. Plötzlich liefen Exporte nicht mehr wie gewohnt, und der Support war schwer zu erreichen. Unsere Teamleitung war genervt — nicht zum ersten Mal.
Wir begannen zu recherchieren. Was gibt es sonst noch? Die meisten Alternativen waren entweder zu teuer, zu komplex oder nicht auf die Jugendhilfe zugeschnitten. Dann stießen wir auf Lani.
Der erste Eindruck
Ich dachte, das kann nicht sein. Eine Demo-Anfrage gestellt, am nächsten Tag zurückgerufen, eine Woche später lief unser Pilotbetrieb.
Was uns sofort auffiel: Lani ist auf unseren Alltag zugeschnitten. Fallverwaltung, FLS-Berechnung, Dokumentation, Sachkostenabrechnung — alles da, nichts überladen. Keine Module die wir nie brauchen werden.
Die Migration
Unser größtes Bedenken war die Datenmigration. Jahre an Klientenakten, Fällen, Dokumentationen — wie bekommt man das rüber?
Lani hat das für uns übernommen. Die wichtigsten Stammdaten waren innerhalb weniger Tage migriert. Was nicht automatisch ging, wurde manuell nachgepflegt — mit Unterstützung des Lani-Teams.
Was wir vermisst haben — und was nicht
Ehrlich gesagt: Wir haben wenig vermisst. Ein paar Gewohnheiten mussten wir umlernen, aber das war schnell erledigt. Was wir hingegen nicht vermissen:
- Langsame Ladezeiten bei vielen Klienten
- Unübersichtliche Menüstrukturen
- Manuelle Stundenzettel als Excel-Datei
- Belege einzeln einscannen und hochladen
Was uns überrascht hat
Am meisten überrascht hat uns die Geschwindigkeit der Weiterentwicklung. Innerhalb weniger Wochen nach unserem Start wurden Features eingebaut die wir uns gewünscht hatten — darunter die automatische KI-Belegerkennung, die unseren Fachkräften echte Zeit spart.
Das fühlt sich nicht an wie ein fertiges Produkt das man kauft. Das fühlt sich an wie ein Team das mit uns zusammen eine Lösung baut.
Unser Fazit nach drei Monaten
Der Wechsel war die richtige Entscheidung. Unsere Fachkräfte arbeiten schneller, die Abrechnung läuft reibungsloser, und wir haben endlich ein System das mit uns wächst.
Wer noch auf Kilanka ist und überlegt zu wechseln: Macht es. Der Aufwand ist geringer als man denkt, und der Gewinn ist größer.
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