Die Sachkostenabrechnung ist für viele Fachkräfte in der ambulanten Jugendhilfe ein notwendiges Übel. Kassenbons sammeln, Beträge eintragen, Bewirtungsnachweise ausfüllen, alles einreichen — und das jeden Monat. In diesem Artikel erklären wir, worauf es ankommt und wie digitale Tools den Aufwand drastisch reduzieren.
Was sind Sachkosten in der Jugendhilfe?
Sachkosten sind Ausgaben die im Rahmen der Betreuung eines Klienten entstehen — also Kosten die direkt für oder mit dem Klienten anfallen. Typische Beispiele:
- Fahrtkosten (ÖPNV-Tickets, Parkgebühren)
- Verpflegung bei Ausflügen (Restaurant, Fast Food)
- Eintrittsgelder (Kino, Schwimmbad, Museum)
- Schulmaterial (Hefte, Stifte, Taschenrechner)
- Freizeitaktivitäten (Sportverein, Spielzeug)
Diese Kosten werden von der Fachkraft vorgestreckt und monatlich beim Träger zur Erstattung eingereicht.
Der Bewirtungsbeleg — oft vergessen, immer wichtig
Ein häufiger Fehler: Bei Restaurant- oder Fast-Food-Besuchen reicht der Kassenbon allein nicht aus. Das Finanzamt verlangt einen sogenannten Bewirtungsbeleg. Dieser muss folgende Angaben enthalten:
| Pflichtangabe | Beispiel |
|---|---|
| Datum der Bewirtung | 09.04.2026 |
| Ort / Restaurant | Burger King, Osdorfer Landstr. 25, Hamburg |
| Anlass | Betreuung im Rahmen der Jugendhilfe |
| Teilnehmer | Leon H. (Klient), Max Mustermann (Fachkraft) |
| Gesamtbetrag | 11,79 € |
| Unterschrift | Fachkraft |
FLS und direkte Stunden — was ist was?
In der ambulanten Jugendhilfe wird zwischen Fachleistungsstunden (FLS) und direkten Stunden unterschieden:
- FLS (Fachleistungsstunden) — die vom Jugendamt bewilligten Stunden pro Woche. Diese stehen im Hilfeplan und sind die Grundlage der Finanzierung.
- Direkte Stunden — die tatsächlich mit dem Klienten verbrachte Zeit. Je nach Träger ca. 30% der FLS.
Die monatliche Abrechnung — Schritt für Schritt
- Belege sammeln — alle Kassenbons des Monats, sortiert nach Klient
- Bewirtungsbelege ausfüllen — für jeden Restaurant-Bon
- Stunden eintragen — geleistete direkte Stunden pro Fall
- Abrechnung erstellen — Deckblatt mit Übersicht, Quittungsliste, Belegkopien
- Einreichen — beim Träger, meist bis zum 10. des Folgemonats
Wie digitale Tools helfen
Moderne Software wie Lani übernimmt den größten Teil dieser Arbeit automatisch:
- Kassenbons per Foto erfassen — KI erkennt Betrag, Datum und Händler
- Bewirtungsbelege werden automatisch generiert wenn nötig
- Stunden werden direkt bei der Dokumentation gebucht
- Die fertige Abrechnung als PDF — ein Klick, fertig
Häufige Fehler vermeiden
- Kassenbon ohne Bewirtungsbeleg bei Restaurantbesuchen
- Falsche Kategorisierung (Supermarkt als Verpflegung statt Material)
- Fehlende Unterschrift auf der Abrechnung
- Abgabe nach der Deadline — viele Träger akzeptieren keine Nachreichungen
- Unleserliche oder gefaltete Bons — immer sofort fotografieren