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Datenschutzerklärung

Stand: 8. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Matthias Lindl
Am Hegen 33
22149 Hamburg
E-Mail: info@lani-app.de

2. Hosting & Server

Lani wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Die Daten der Träger — Klientenakten, Dokumentation, Stundenerfassung, Personalakten — werden ausschließlich dort gespeichert und verarbeitet.

Für einzelne, klar abgegrenzte Funktionen werden darüber hinaus Daten an weitere Dienstleister übermittelt, teils außerhalb der Europäischen Union. Welche das sind und was dabei übermittelt wird, steht in den Abschnitten 5a bis 5c; die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter halten wir für unsere Vertragspartner bereit.

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen

3. Erhobene Daten

3.1 Bei der Nutzung der Software (Lani-App)

Im Rahmen der Nutzung der Lani-Software werden folgende Daten verarbeitet:

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Verarbeitung für Zwecke der Gesundheitsversorgung und sozialer Dienste).

3.2 Bei der Nutzung der Website (lani-app.de)

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch folgende Daten erfasst:

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des technischen Betriebs verwendet und nach 7 Tagen gelöscht.

3.3 Kontaktformular: Demo-Anfragen, Fragen und Rückruf

Wenn Sie über unser Kontaktformular einen Demo-Zugang anfragen, uns eine Frage stellen oder um einen Rückruf bitten, werden folgende Daten erhoben:

Bitte schreiben Sie in Ihre Frage keine Namen oder andere Angaben über Klientinnen und Klienten oder Kolleginnen und Kollegen.

Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Sie es zusätzlich ankreuzen, benachrichtigen wir Sie einmalig zum Start von Lani. Rechtsgrundlage dafür ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — formlos an info@lani-app.de. Ohne diese Einwilligung erhalten Sie von uns keine Werbung.

Wir löschen Anfragen aus dem Kontaktformular, auch Fragen und Bitten um Rückruf, zwölf Monate nach dem letzten Kontakt.

Demo-Anfragen werden ausschließlich auf unserem Server (Hetzner Online GmbH, Deutschland) gespeichert und nicht an Drittanbieter weitergegeben.

4. Datensicherheit

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS/SSL). Der Zugriff auf die Software ist durch eine Authentifizierung geschützt. Wir führen regelmäßige verschlüsselte Backups durch. Alle Mitarbeiter sind auf das Datengeheimnis verpflichtet.

5. Auftragsverarbeitung

Träger, die Lani einsetzen, agieren als Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Zwischen dem Betreiber von Lani (Matthias Lindl) und dem jeweiligen Träger wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

5a. KI-gestützte Belegerkennung (Google Gemini)

Lani bietet eine optionale KI-Belegerkennung. Wenn Fachkräfte einen Kassenbon fotografieren, wird das Bild zur Texterkennung an die Google Gemini API (Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) übermittelt.

Übermittelt wird ausschließlich das Foto des Kassenbons. Es werden dabei keine Daten der betreuten Personen übermittelt — weder Name noch Fall- oder Aktenzeichen; die Zuordnung des Belegs zu einer Person geschieht erst danach auf unserem Server und ist für Google nicht sichtbar.

Ein Kassenbon selbst kann im Einzelfall personenbezogene Angaben enthalten, etwa eine handschriftliche Notiz oder den Namen auf einem Kartenzahlungsbeleg. Die Fachkräfte werden deshalb unmittelbar vor der Aufnahme darauf hingewiesen, nur den Bon zu fotografieren.

Google verwendet die übermittelten Inhalte nicht zum Training seiner Modelle und nicht zur Produktverbesserung; sie werden lediglich für einen begrenzten Zeitraum zur Erkennung von Missbrauch protokolliert. Grundlage dafür sind die Zusatzbedingungen der Gemini-API, nach denen für Verantwortliche im Europäischen Wirtschaftsraum, in der Schweiz und im Vereinigten Königreich durchgehend die Bedingungen der kostenpflichtigen Dienste gelten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Verwaltung). Die Nutzung dieser Funktion ist freiwillig.

Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung

5b. E-Mail-Versand (Zoho Mail)

Für den Versand von System-E-Mails — Einladungen, Kennwort-Zurücksetzen, Bestätigungen — nutzt Lani den Dienst Zoho Mail. Europäische Gesellschaft der Zoho-Gruppe ist die Zoho Corporation B.V., Beneluxlaan 4B, 3527 HT Utrecht, Niederlande.

Unser Konto liegt in der europäischen Datenregion von Zoho; der Versand läuft über smtppro.zoho.eu. Übermittelt werden die E-Mail-Adresse der Empfängerin oder des Empfängers und der Inhalt der jeweiligen Nachricht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5c. Kalender-Synchronisation (Apple iCloud, Google Calendar)

Fachkräfte können ihre Lani-Termine optional in ihren eigenen Kalender übernehmen lassen. Dafür gibt es zwei Wege, beide freiwillig und standardmäßig ausgeschaltet.

Synchronisation. Lani schreibt Termine über CalDAV in den Apple-Kalender (Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Cork, Irland) oder über die Google-Calendar-API in Google Calendar (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Übermittelt werden Beginn, Ende und — je nach Einstellung — Titel und Ort.

Die Anonymisierung ist dabei aktiv und lässt sich in der Oberfläche nicht abschalten: Im externen Kalender steht lediglich „Termin" mit Zeit und Dauer, ohne Titel und ohne Ort.

Abonnement (ICS). Alternativ lässt sich ein persönlicher Kalender-Link abonnieren; welchen Kalenderdienst sie dafür nutzt, entscheidet die Fachkraft selbst. Dieser Dienst ruft die Termine dann bei uns ab. Übermittelt werden Beginn, Ende und die Angabe „Termin" — ohne Titel, ohne Ort und ohne Beschreibung, genau wie bei der Synchronisation. Bis zum 17.09.2026 gingen auf diesem Weg Titel und Ort vollständig hinaus; seitdem nicht mehr.

Bei stationären Angeboten enthält der abonnierte Kalender zusätzlich die eigenen Dienste der Fachkraft — Bezeichnung der Schicht, Wohngruppe und Zeit. Das sind ihre eigenen Arbeitszeiten, kein Klientenbezug.

Der Link enthält einen persönlichen Schlüssel und kommt ohne Anmeldung aus: Wer ihn hat, sieht den Kalender. Er lässt sich jederzeit neu vergeben, wodurch der alte Link ungültig wird.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für die Bereitstellung der Funktion; die Entscheidung, sie zu nutzen, trifft die Fachkraft selbst.

5d. Reichweitenmessung der Website (Plausible)

Auf unserer Website lani-app.de — nicht in der Lani-Software — setzen wir Plausible Analytics ein, einen Dienst der Plausible Insights OÜ, Tartu, Estland. Wir wollen damit erfahren, welche Seiten gelesen werden und über welche Wege jemand zu uns findet.

Plausible speichert keine Cookies und legt auch sonst nichts auf Ihrem Gerät ab; es liest nichts von dort aus. Es findet kein Fingerprinting statt, und Sie werden weder über mehrere Websites hinweg noch über den Tag hinaus wiedererkannt.

Erhoben werden: die aufgerufene Seite, die verweisende Seite, Browser, Betriebssystem, Geräteart und eine grobe Herkunft auf Landes- oder Regionsebene. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert. Sie geht zusammen mit der Browserkennung in einen Prüfwert ein, dessen Grundlage täglich wechselt und nach 24 Stunden gelöscht wird. Einzelne Besucherinnen und Besucher lassen sich daraus nicht bestimmen, auch von uns nicht.

Die Daten werden auf Servern in Falkenstein, Deutschland verarbeitet. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt. Mit Plausible besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse, unsere Website bedarfsgerecht zu gestalten. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen; eine formlose Nachricht an info@lani-app.de genügt.

Weil dabei keine Informationen auf Ihrem Gerät gespeichert oder ausgelesen werden, ist eine Einwilligung nach § 25 TDDDG nicht erforderlich. Aus demselben Grund zeigen wir Ihnen kein Einwilligungsfenster.

Zusätzlich zählen wir ein Ereignis, wenn eine Demo-Anfrage abgeschickt wurde. Dabei wird ausschließlich festgehalten, von welcher unserer eigenen Seiten Sie zum Formular gekommen sind — also etwa „/schulbegleitung-software.html". Kam der Verweis von außerhalb, aus einer Suchmaschine oder gar nicht, lautet die Angabe schlicht „direkt"; die Adresse einer fremden Seite oder ein Suchbegriff wird nicht übermittelt. Ein Bezug zu Ihrer Person entsteht dabei nicht.

Weitere Informationen: Datenrichtlinie von Plausible

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies verlangen. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Demo-Anfragen aus dem Kontaktformular löschen wir zwölf Monate nach dem letzten Kontakt. Ein wöchentlicher Lauf entfernt sie automatisch.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: support@lani-app.de

Sie haben außerdem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. In Hamburg ist dies der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

8. Cookies

Die Lani-Software verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung (Session-Token). Es werden keine Tracking-Cookies oder Cookies für Werbezwecke eingesetzt.

Die Website lani-app.de verwendet ebenfalls keine Cookies. Die Reichweitenmessung dort kommt ohne Cookies und ohne jede Speicherung auf Ihrem Gerät aus — siehe Abschnitt 5d.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die aktuelle Version ist stets unter lani-app.de/datenschutz.html abrufbar.