Dokumentation in der Jugendhilfe —
was, wie und wie lange

Dokumentation ist der Teil der Arbeit, der nicht bei der Familie stattfindet und trotzdem jeden Tag anfällt. Sie ist Nachweis gegenüber dem Jugendamt, Gedächtnis für die eigene Arbeit, Grundlage für Berichte und Übergaben — und im Kinderschutz manchmal das Wichtigste, was es gibt.

Wofür dokumentiert wird

• Nachweis der Leistung. Abgerechnet wird, was geleistet wurde. Welche Nachweise das Jugendamt verlangt — Stundenzettel, Leistungsnachweise, Terminlisten —, regelt die Vereinbarung mit ihm.
• Grundlage für die Hilfeplanung. Das Jugendamt prüft regelmäßig, ob die Hilfe weiterhin geeignet und notwendig ist (§ 36 Abs. 2 SGB VIII). Der Bericht des Trägers dafür entsteht aus der Dokumentation.
• Kinderschutz. Nach § 8a Abs. 4 SGB VIII muss die Vereinbarung mit dem Jugendamt sicherstellen, dass die Fachkräfte des Trägers bei gewichtigen Anhaltspunkten für eine Gefährdung eine Gefährdungseinschätzung vornehmen, dabei eine insoweit erfahrene Fachkraft beratend hinzuziehen und Eltern und Kind einbeziehen, soweit das den Schutz nicht in Frage stellt. Wie das festgehalten wird, steht ebenfalls in dieser Vereinbarung.
• Übergaben und Vertretung. Wer einen Fall übernimmt, muss wissen, was vereinbart ist.

Was in einen Eintrag gehört

Was nicht hineingehört: Vermutungen ohne Anhaltspunkt, Diagnosen ohne Quelle, Angaben über Dritte, die für die Hilfe keine Rolle spielen. Das Jugendamt darf Sozialdaten nur erheben, soweit ihre Kenntnis zur Erfüllung der Aufgabe erforderlich ist, und grundsätzlich bei der betroffenen Person selbst (§ 62 Abs. 1 und 2 SGB VIII). Nimmt es Dienste freier Träger in Anspruch, muss der Schutz dort in entsprechender Weise gewährleistet sein (§ 61 Abs. 3).

Wie man schreibt

• Zeitnah. Am selben Tag, solange die Erinnerung frisch ist. Was nach einer Woche nachgetragen wird, ist ungenauer und lässt sich später schwerer nachvollziehen.
• Beobachtung und Deutung trennen. „Die Wohnung war unaufgeräumt, im Flur standen volle Müllbeutel“ statt „die Wohnung ist verwahrlost“.
• Quellen kennzeichnen. Eigene Beobachtung, Aussage der Mutter, Auskunft der Schule.
• Wörtliches in Anführungszeichen. Gerade bei Aussagen von Kindern.
• Lesbar für die Betroffenen. Jede betroffene Person hat grundsätzlich ein Recht auf Auskunft über die zu ihr gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO). Schreiben Sie so, dass Sie den Eintrag mit ihr besprechen könnten.
• Keine Kürzel, die nur Sie verstehen. Die Vertretung muss den Eintrag auch lesen können.

Wer was sehen darf

Nicht jede Kollegin braucht jede Akte. Legen Sie fest, wer welche Fälle sieht, und halten Sie fest, wer wann etwas geändert hat. Arbeiten Sie mit einer Software, verarbeitet deren Anbieter die Daten in Ihrem Auftrag; dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Wie lange aufbewahren?

Eine einheitliche gesetzliche Frist für die Fallakte eines freien Trägers gibt es nicht. Maßgeblich sind die Vereinbarung mit dem Jugendamt, gegebenenfalls Landesrecht und Ihr eigenes Löschkonzept. Den Rahmen setzt die DSGVO: Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).

Für Abrechnungsunterlagen gelten daneben die steuerlichen Fristen: Buchungsbelege wie Rechnungen sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO). Eine solche Pflicht geht dem Löschen vor (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO). Liegen der Rechnung Leistungsnachweise mit Namen bei, können auch diese Belege sein — deshalb gehören dort nur Datum, Art und Stunden hinein, keine Inhalte aus den Berichten. Dann lässt sich die Fallakte löschen, ohne die Buchhaltung zu berühren.

Dokumentation und Abrechnung

In ambulanten Hilfen hängen Dokumentation und Abrechnung direkt zusammen: Aus Beginn und Ende des Termins werden die Fachleistungsstunden. Wer beides getrennt führt, trägt jeden Termin zweimal ein. Wie sich der Satz einer Fachleistungsstunde berechnet, steht im Artikel Fachleistungsstunden berechnen.

Und mit Lani?

In Lani dokumentieren Sie einen Termin in einem Formular: Fall wählen, Beginn und Ende, Besuchsart, Bericht. Die Gliederung zur Besuchsart steht schon im Textfeld. Beim Speichern ist die Leistung auf dem Fall gebucht. Wichtige Änderungen werden protokolliert: wer, wann, was. Eine Vertretung im Urlaub sieht den Fall und das Übergabeprotokoll, nicht die bisherigen Verlaufsberichte. Die Server stehen in Deutschland, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bekommen Sie mit.

Häufige Fragen

Dieser Artikel ist ein Überblick für die Praxis, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind das Gesetz, die Vereinbarungen mit Ihrem Jugendamt und dessen Vorgaben.

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