- Zuerst die eigenen Abläufe klären: welche Hilfen, wer dokumentiert, wie mit dem Jugendamt abgerechnet wird. Erst dann Anbieter ansehen.
- Beim Datenschutz zählen Belege: ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), die technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32) und eine Liste aller Unterauftragsverarbeiter.
- Vor dem Vertrag klären, wie die Daten hinein- und wieder herauskommen: Übernahme aus dem bisherigen System und Rückgabe am Ende.
- Bei den Kosten nicht nur den Monatspreis vergleichen, sondern Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, Laufzeit und Kündigungsfrist.
Eine Software für die Kinder- und Jugendhilfe begleitet einen Träger viele Jahre. Wer wechselt, überträgt Akten, schult das Team neu und stellt Abläufe um. Deshalb lohnt es sich, vor der ersten Demo aufzuschreiben, was die Software können muss — und was ein Anbieter belegen sollte.
Diese Checkliste nennt die Fragen, die sich in der Praxis stellen. Sie ersetzt keine Beratung durch Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten.
Zuerst: die eigenen Abläufe
Die wichtigste Vorarbeit liegt beim Träger selbst: Welche Hilfen werden erbracht, und wie laufen Dokumentation und Abrechnung heute? Eine Software, die für stationäre Gruppen gebaut ist, passt nicht unbedingt zu ambulanten Hilfen nach Fachleistungsstunden — und umgekehrt.
- Hilfearten: ambulant (z. B. § 30, § 31 SGB VIII), stationär (§ 34), Eingliederungshilfe nach § 35a, Schulbegleitung, Schulsozialarbeit.
- Abrechnung: Fachleistungsstunden, Tagessätze, Pauschalen — und welche Nachweise das Jugendamt verlangt.
- Wer arbeitet damit: Fachkräfte unterwegs, Leitung, Verwaltung, Vertretungen.
- Was heute doppelt passiert: zum Beispiel Termine im Kalender und noch einmal auf dem Stundenzettel.
Datenschutz: was ein Anbieter belegen sollte
Der Anbieter verarbeitet Sozialdaten im Auftrag des Trägers. Dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Darin steht unter anderem, dass der Anbieter die Daten nur nach Weisung verarbeitet und sie nach Ende des Auftrags löscht oder zurückgibt (Art. 28 Abs. 3 DSGVO).
Die Daten in der Jugendhilfe sind besonders schutzbedürftig: Oft gehören Gesundheitsdaten dazu, die als besondere Kategorie gelten (Art. 9 DSGVO), und Anvertrautes steht unter besonderem Vertrauensschutz (§ 65 SGB VIII). Nimmt das Jugendamt Dienste freier Träger in Anspruch, muss der Schutz der Sozialdaten dort in entsprechender Weise gewährleistet sein (§ 61 Abs. 3 SGB VIII).
Fragen Sie deshalb nach:
- dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung — zum Lesen vor Vertragsschluss, nicht erst danach;
- den technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO): Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Sicherungen und wie geprüft wird, ob sie sich zurückspielen lassen;
- dem Serverstandort und einer vollständigen Liste der Unterauftragsverarbeiter — auch für E-Mail-Versand, Support oder Zusatzfunktionen. Werden Daten in ein Land außerhalb der EU übermittelt, gelten die Art. 44 ff. DSGVO;
- Rollen und Rechten: Wer sieht welche Akte? Was sieht eine Vertretung? Wird festgehalten, wer wann etwas geändert hat?
Dokumentation und Hilfeplanung
Die Dokumentation ist der Teil, mit dem Fachkräfte jeden Tag arbeiten. Sie muss schnell gehen und trotzdem für Bericht, Abrechnung und Kinderschutz taugen.
- Vorlagen je Art des Kontakts, die Ihr Träger anpassen kann
- Beginn und Ende eines Termins zählen gleich als Stunden — ohne zweiten Eintrag
- Die Ziele aus dem Hilfeplan stehen am Fall und lassen sich im Bericht aufgreifen
- Entwicklungsberichte mit Prüfen und Freigeben durch die Leitung, als PDF
- Ein klarer Weg für Einträge zum Kinderschutz nach § 8a SGB VIII, so wie es Ihre Vereinbarung mit dem Jugendamt vorsieht
- Nutzbar unterwegs, auf dem Telefon oder Tablet
Stunden und Abrechnung
Abgerechnet wird, was bewilligt und geleistet wurde. Die Software sollte beides nebeneinander zeigen. Wie sich der Satz einer Fachleistungsstunde berechnet, steht im Artikel Fachleistungsstunden berechnen.
- Bewilligung je Fall: Umfang, Zeitraum, Kostenträger, Aktenzeichen
- Hinweis, wenn eine Bewilligung bald endet oder ein Aktenzeichen fehlt
- Rechnung an das Jugendamt aus den dokumentierten Terminen, mit bewilligt, abgerechnet und verbleibend
- Export für Buchhaltung und Steuerberatung
Einführung und Datenübernahme
Klären Sie vor dem Vertrag, wie Ihre Daten in die neue Software kommen — und wie sie wieder herauskommen. Nach Ende des Auftrags muss der Anbieter die Daten nach Ihrer Wahl löschen oder zurückgeben (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). In welchem Format Sie sie bekommen, sollte vorher feststehen.
- Kann der Anbieter den Export Ihres bisherigen Systems ansehen und vorab sagen, was übernommen wird und was nicht?
- Gibt es einen Testzugang mit Beispieldaten? Echte Klientendaten gehören nicht in eine Testumgebung.
- Wie läuft die Schulung, und wer hilft, wenn im Alltag etwas klemmt?
Kosten vergleichen
Ein fairer Vergleich rechnet die Gesamtkosten über die Laufzeit, nicht nur den Monatspreis. Abgerechnet wird je nach Anbieter zum Beispiel pro Nutzer, pro Fall oder als Pauschale.
- einmalige Kosten: Einrichtung, Datenübernahme, Schulung
- laufende Kosten: Lizenz, Support, Zusatzfunktionen
- Vertrag: Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Preisanpassungen
Checkliste zum Kopieren
SOFTWARE-AUSWAHL — Fragen an Anbieter Unsere Abläufe [ ] Hilfearten, die abgebildet werden müssen: [ ] Abrechnung (FLS / Tagessatz / Pauschale) und Nachweise ans Jugendamt: [ ] Wer arbeitet damit (Fachkräfte, Leitung, Verwaltung, Vertretung): Datenschutz [ ] Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) vorab gelesen [ ] Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) erhalten [ ] Serverstandort: [ ] Unterauftragsverarbeiter vollständig benannt (auch E-Mail, Support): [ ] Übermittlung außerhalb der EU? Wenn ja, wohin und auf welcher Grundlage: [ ] Rollen und Rechte: Wer sieht welche Akte? Was sieht die Vertretung? [ ] Wird festgehalten, wer wann etwas geändert hat? [ ] Kirchlicher Träger: Vertrag nach KDG / DSG-EKD möglich? Dokumentation und Abrechnung [ ] Vorlagen je Kontaktart, anpassbar [ ] Termin = Stunden, ohne zweiten Eintrag [ ] Ziele aus dem Hilfeplan am Fall [ ] Entwicklungsbericht mit Freigabe, als PDF [ ] Kinderschutz (§ 8a SGB VIII) abbildbar [ ] Bewilligungen je Fall, Hinweis vor Ablauf [ ] Rechnung ans Jugendamt aus den Terminen [ ] Export für Buchhaltung Einführung [ ] Datenübernahme aus dem bisherigen System: was geht, was nicht? [ ] Testzugang mit Beispieldaten [ ] Schulung und Support: [ ] Datenrückgabe am Ende: Format: Kosten [ ] Einmalig (Einrichtung, Übernahme, Schulung): [ ] Laufend (pro Nutzer / Fall / Pauschale): [ ] Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist:
Und Lani?
Lani ist eine Software für Träger der Kinder- und Jugendhilfe, ambulant, stationär und in der Schulbegleitung. Bericht und Stunden stehen in einem Formular, Bewilligungen je Fall mit Hinweis vor dem Ablauf, die Rechnung an das Jugendamt zeigt bewilligt, abgerechnet und verbleibend. Die Server stehen in Deutschland (Hetzner); den Vertrag zur Auftragsverarbeitung können Sie vor Vertragsschluss lesen, weitere Empfänger nennt die Datenschutzerklärung. Was Lani kann und was nicht, steht auf der Seite Funktionen.
Häufige Fragen
Braucht ein freier Träger einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Softwareanbieter?
Ja, wenn der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Trägers verarbeitet, etwa weil die Software auf seinen Servern läuft. Das regelt Art. 28 DSGVO.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Nach Ende des Auftrags muss der Anbieter die Daten nach Wahl des Trägers löschen oder zurückgeben (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). In welchem Format Sie die Daten bekommen, sollte vor Vertragsschluss feststehen.
Worauf kommt es beim Preisvergleich an?
Auf die Gesamtkosten über die Laufzeit: einmalige Kosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung, die laufenden Kosten pro Nutzer, pro Fall oder als Pauschale, dazu Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist.
Quellen (Stand: 15.10.2026)
Dieser Artikel ist ein Überblick für die Praxis, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind das Gesetz, die Vereinbarungen mit Ihrem Jugendamt und dessen Vorgaben.
Weiterlesen: Dokumentation in der Jugendhilfe · Fachleistungsstunden berechnen · Funktionen von Lani
← Zurück zur Startseite