Hilfeplangespräch vorbereiten —
was vorher auf den Tisch gehört

Im Hilfeplangespräch wird geprüft, ob eine Hilfe noch passt: ob die Ziele erreicht sind, ob sich etwas verändert hat, wie es weitergeht. Für die Fachkraft des Trägers ist es der Termin, an dem die Arbeit der letzten Monate sichtbar wird — und an dem entschieden wird, wie viele Stunden es künftig gibt.

Gut vorbereitet heißt nicht: viel Papier. Es heißt, dass alle Beteiligten wissen, worum es geht, und dass die Familie im Gespräch nichts zum ersten Mal hört.

Was das Gesetz vorgibt

Den Hilfeplan stellen die Fachkräfte des Jugendamts auf, und zwar zusammen mit dem Personensorgeberechtigten und dem Kind oder Jugendlichen. Er enthält Feststellungen über den Bedarf, die Art der Hilfe und die notwendigen Leistungen. Das gilt, wenn die Hilfe voraussichtlich für längere Zeit zu leisten ist. Die Fachkräfte sollen regelmäßig prüfen, ob die gewählte Hilfeart weiterhin geeignet und notwendig ist (§ 36 Abs. 2 Satz 2 SGB VIII). In der Praxis geschieht das im Hilfeplangespräch.

Wer die Hilfe durchführt, ist an der Aufstellung und Überprüfung des Hilfeplans zu beteiligen (§ 36 Abs. 3 Satz 1). Deshalb sitzt der Träger mit am Tisch. Einen Bericht vorab nennt das Gesetz nicht; die meisten Jugendämter erwarten ihn aber.

Wie oft?

Einen festen Abstand nennt das Gesetz nicht. Die Jugendämter regeln das selbst. Zwei Beispiele: In Berlin wird die Hilfe mindestens 6 bis 12 Wochen nach Beginn und danach mindestens alle 6 Monate in einer Hilfekonferenz überprüft. Das Jugendamt Nürnberg sieht während der laufenden Hilfe in der Regel alle sechs Monate ein Gespräch vor. Was bei Ihnen gilt, steht in der Vereinbarung mit dem Jugendamt oder lässt sich dort erfragen.

Wer am Tisch sitzt

• Die fallzuständige Fachkraft des Jugendamts. Sie lädt ein und leitet das Gespräch.
• Die Personensorgeberechtigten, meist die Eltern.
• Das Kind oder der Jugendliche. Kinder und Jugendliche sind entsprechend ihrem Entwicklungsstand an allen sie betreffenden Entscheidungen der öffentlichen Jugendhilfe zu beteiligen (§ 8 Abs. 1 SGB VIII).
• Die Fachkraft des Trägers, die die Hilfe durchführt.
• Bei Eingliederungshilfe nach § 35a soll die Person beteiligt werden, die die Stellungnahme abgegeben hat (§ 36 Abs. 4).
• Eltern ohne Sorgerecht sollen beteiligt werden, soweit das für die Feststellung des Bedarfs nötig ist und den Hilfezweck nicht gefährdet (§ 36 Abs. 5).

Die Wochen davor

Drei bis vier Wochen vorher: Zeitraum durchsehen

Legen Sie die Ziele aus dem letzten Hilfeplan neben die Dokumentation seit dem letzten Gespräch. Zu jedem Ziel die Frage: Was ist passiert, woran sieht man das? Notieren Sie Beispiele mit Datum — „im März zweimal allein zum Arzt gegangen“ trägt weiter als „ist selbstständiger geworden“.

Prüfen Sie auch die Stunden: Wie viele waren bewilligt, wie viele wurden geleistet? Weicht das deutlich ab, braucht es im Gespräch eine Erklärung — und vielleicht einen anderen Umfang.

Zwei bis drei Wochen vorher: Bericht schreiben und besprechen

Das Jugendamt braucht den Bericht vor dem Gespräch, um sich vorzubereiten. Die Frist legt es selbst fest; in Berlin sind es in der Regel zwei Wochen vor der Hilfekonferenz. Wie ein Bericht aufgebaut sein kann, steht im Artikel Entwicklungsbericht: Vorlage und Gliederung.

Besprechen Sie den Bericht mit der Familie, bevor er rausgeht. Dann gibt es im Gespräch keine Überraschungen, und Einwände lassen sich klären, solange noch Zeit ist.

In der Woche davor: Familie und Kind vorbereiten

• Was möchten Eltern und Kind ansprechen? Was soll sich ändern, was soll bleiben?
• Wie läuft das Gespräch ab, wer ist dabei, wie lange dauert es?
• Möchte das Kind die ganze Zeit dabei sein, nur einen Teil, oder vorher allein mit jemandem sprechen?
• Gibt es Themen, die nicht vor dem Kind besprochen werden sollen? Das vorher mit dem Jugendamt klären.

Checkliste

• Ziele des letzten Hilfeplans liegen vor
• Dokumentation des Zeitraums durchgesehen, Beispiele mit Datum notiert
• Bewilligte und geleistete Stunden verglichen
• Bericht fristgerecht ans Jugendamt geschickt
• Bericht mit der Familie besprochen
• Familie und Kind wissen, wer dabei ist und wie das Gespräch abläuft
• Wünsche von Eltern und Kind sind bekannt
• Eigene Vorschläge für neue Ziele und den Stundenumfang überlegt
• Termin, Ort und Erreichbarkeit (auch für das Kind) geklärt

Im Gespräch: Ziele, die man prüfen kann

Das wichtigste Ergebnis sind die Ziele bis zum nächsten Gespräch. Die Berliner Ausführungsvorschriften verlangen „konkrete und überprüfbare Ziele“ und unterscheiden Richtungsziele, Handlungsziele und Handlungsschritte. Ein Ziel ist dann gut, wenn beim nächsten Gespräch alle sagen können, ob es erreicht ist. Wie das konkret aussieht, zeigt der Artikel Hilfeplan: Gliederung und Vorlage.

Bei Hilfen außerhalb der eigenen Familie, etwa in einer Wohngruppe, ist bei Aufstellung und Überprüfung des Hilfeplans auch die Perspektive der Hilfe zu klären, und der Stand dieser Klärung ist im Hilfeplan zu dokumentieren (§ 37c Abs. 1 und 2 SGB VIII): Lassen sich die Bedingungen in der Herkunftsfamilie so verbessern, dass das Kind zurückkann, oder braucht es eine andere, auf Dauer angelegte Lebensperspektive?

Danach

• Die neuen Ziele in die eigene Fallakte übernehmen — sie sind die Messlatte für den nächsten Bericht.
• Bewilligten Stundenumfang und Zeitraum aktualisieren, sobald der Bescheid da ist.
• Den nächsten Termin und die Berichtsfrist eintragen.

Und mit Lani?

In Lani stehen je Fall die Berichte des Zeitraums untereinander, mit Datum, Dauer und Fachkraft, und die bewilligten Fachleistungsstunden neben den geleisteten. Den Entwicklungsbericht schreiben Sie in festen Abschnitten, darunter „Vereinbarte Hilfeziele und Verabredungen“; die Leitung kann ihn kommentieren und freigeben, danach liegt er als PDF in der Akte. Den Text des Berichts schreiben Sie selbst — Lani setzt ihn nicht aus der Dokumentation zusammen.

Häufige Fragen

Dieser Artikel ist ein Überblick für die Praxis, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind das Gesetz, die Vereinbarungen mit Ihrem Jugendamt und dessen Vorgaben.

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