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Funktionen

Was Lani kann —
Schritt für Schritt.

Wie ein Hausbesuch, ein Urlaub, ein Beleg und eine Rechnung in Lani laufen. Dazu alle Funktionen im Überblick und wie der Wechsel aus Ihrem bisherigen System geht.

Demo-Zugang anfragen Preise ansehen

Vier Abläufe —
Handgriff für Handgriff.

Ambulante Hilfen, stationäre Angebote und Schulbegleitung in einem System, mit einem Zugang. Träger mit mehreren Angeboten betreiben sonst zwei oder drei Programme nebeneinander — und übertragen die Zahlen zwischen ihnen von Hand.

Eine Fachleistungsstunde hat 60 Minuten. 52,5 davon sind personenbezogen, 7,5 fallübergreifend — so in der Hamburger Vertragskommission vereinbart. In diesen siebeneinhalb Minuten je Stunde steckt alles, was nicht beim Klienten passiert: Dokumentation, Stundenzettel, Belege, Berichte.

Wir nennen hier keine Stundenersparnis. Lani startet gerade erst, und eine Zahl, die wir nicht gemessen haben, gehört nicht auf diese Seite. Was wir zeigen können, ist die Zahl der Handgriffe — nachzählbar in der Demo.

Ablauf 1 · Ambulante Hilfen

Hausbesuch dokumentieren und Fachleistungsstunden buchen — in einem Formular

Der Stundenzettel entsteht aus der Dokumentation, nicht daneben.

  1. 1Fall auswählen.
  2. 2Beginn und Ende eintragen.
  3. 3Bericht schreiben — die Gliederung zur Besuchsart steht schon im Feld.
  4. 4Auf „Bericht & Stunden speichern" drücken. Das war der ganze Vorgang.
Was Lani dabei selbst tut
  • ·die Dauer aus Beginn und Ende rechnen
  • ·die Leistung buchen
  • ·den geplanten Kalendertermin auf „durchgeführt" setzen
  • ·den Vorgang protokollieren
Drei eigene Angaben plus der Bericht. Datum, Besuchsart und Stimmung sind vorbelegt. Korrigieren Sie später die Uhrzeit, zieht die Buchung mit; löschen Sie den Bericht, verschwindet sie.
Der Vollständigkeit halber: Das gilt für ambulante Hilfen. Im stationären Bereich wird ohne Uhrzeiten dokumentiert, dort entsteht keine Stundenbuchung.
Ablauf 2 · Alle Bereiche

Urlaub beantragen — und die Fälle übergeben, ohne daran zu denken

Der Teil, den sonst jemand am Freitagnachmittag von Hand macht.

  1. 1Von und Bis eintragen — zwei Felder. Lani zählt die Arbeitstage mit und nimmt den Antrag nicht an, wenn das Kontingent nicht reicht.
  2. 2Die Leitung genehmigt — sie sieht dabei, wer aus dem Team zur selben Zeit schon weg ist.
  3. 3Sie ordnen jedem Fall eine Vertretung zu und schreiben auf Wunsch ein Übergabeprotokoll.
  4. 4Sie fahren in den Urlaub. In der Nacht zum ersten Urlaubstag wandern die Fälle zur Vertretung — am Tag nach dem Urlaub kommen sie zurück.
Was Lani dabei selbst tut
  • ·Arbeitstage zählen und gegen den Resturlaub halten
  • ·im stationären Dienstplan für jeden Urlaubstag eine „U"-Schicht eintragen
  • ·um Mitternacht umschalten — und danach zurück
  • ·anzeigen, ob die Vertretung das Übergabeprotokoll gelesen hat
Der Vollständigkeit halber: Wer welchen Fall übernimmt, entscheiden Sie — Lani rät nicht. Und die Vertretung sieht den Fall und Ihr Übergabeprotokoll, nicht Ihre bisherigen Verlaufsberichte. Das ist eine Entscheidung, keine Lücke: Was anvertraut wurde, wandert nicht automatisch mit.
Ablauf 3 · Sachkosten

Belege abrechnen — vom Foto bis zur SEPA-Datei

Der Bon wird fotografiert, nicht abgetippt.

  1. 1Bon fotografieren.
  2. 2Betrag, Datum und Händler stehen im Formular. Jedes Feld lässt sich ändern.
  3. 3Am Monatsende einmal auf „Abrechnung einreichen".
  4. 4Die Leitung genehmigt und lädt eine SEPA-Datei für alle Überweisungen herunter.
Was Lani dabei selbst tut
  • ·den Bon auslesen
  • ·die Obergrenze aus den gebuchten Stunden rechnen — nie mehr, als belegt ist
  • ·jeden Beleg gegen die Dokumentation desselben Tages halten
  • ·die Überweisungsdatei im Format pain.001.003.03 erzeugen
Die Leitung sieht je Beleg „✓ Doku vorhanden" oder „⚠ Keine Dokumentation am 14.03." — ohne eine einzige Datei zu öffnen.
Der Vollständigkeit halber: Die Auswertung öffnet eine Druckansicht, aus der Sie das PDF selbst sichern. Fahrtkosten rechnet Lani nicht aus — sie sind eine Belegart wie jede andere.
Ablauf 4 · Rechnungen

Rechnungen an das Jugendamt — aus den Berichten des Monats

Nichts wird neu eingetippt, nichts geht ohne Freigabe raus.

  1. 1Monat wählen. Je Kostenträger stehen die Fälle mit Stunden, Betrag und Prüfung.
  2. 2Was nicht passt, steht mit Grund in der Zeile — etwa ein fehlendes Aktenzeichen oder Termine nach Ende der Bewilligung.
  3. 3„Entwurf ansehen“: Positionen, Bewilligung und Leistungsnachweis, bevor etwas rausgeht.
  4. 4Freigeben. Jede Rechnung bekommt ihre Nummer, das PDF wird fest abgelegt.
Was Lani dabei selbst tut
  • ·die Fachleistungsstunden nach der Regel des Kostenträgers rechnen — mit Overhead oder nur die direkte Zeit
  • ·kurzfristige Absagen der Familie als Fehltermin ansetzen, wenn der Kostenträger das vorsieht
  • ·auf der Rechnung zeigen: bewilligt, bisher abgerechnet, diese Rechnung, verbleibend
  • ·festhalten, was abgerechnet ist — kein Termin landet auf zwei Rechnungen
Der Leistungsnachweis nennt Datum, Art, Fachkraft und Stunden — keine Inhalte aus den Berichten.
Der Vollständigkeit halber: Lani verschickt nichts selbst — „Mail vorbereiten“ öffnet Ihr Mailprogramm. Stationäre Hilfen nach Tagessatz und XRechnung folgen später. Mehr zu den Rechnungen

Alles was Ihr Team
wirklich braucht.

Keine überladenen Menüs, keine unnötigen Klicks. Lani ist auf den Alltag in der Kinder- und Jugendhilfe zugeschnitten.

📁
Fallverwaltung
Klientenakten mit Stammdaten, Medizinischem, Kontakten und vollständiger Fallhistorie. Tandem-Fachkräfte inklusive.
📝
Dokumentation
Besuchsberichte schreiben und Stunden buchen in einem Schritt. Beginn und Ende — Lani berechnet die Dauer automatisch.
⏱️
FLS-Berechnung
Fachleistungsstunden und direkte Stunden automatisch berechnet. Konfigurierbarer Overhead-Anteil für präzise Planung.
📊
Entwicklungsberichte
Halbjährliche Berichte für das Jugendamt direkt in Lani erstellen und als PDF exportieren.
🗂️
Personalakte
Dokumente zentral verwalten — mit Ablaufdatum-Tracking für Führungszeugnisse, Zertifikate und Verträge. Automatische Warnungen rechtzeitig vor Ablauf.
📋
Vertragsverwaltung
Einstellungsdatum, Probezeit-Ende und Vertragsart auf einen Blick. Warnungen bei auslaufenden Probezeiten und befristeten Verträgen.
💬
Mitarbeitergespräche
Jahres- und Anlassgespräche dokumentieren, Vereinbarungen festhalten und nächste Termine tracken — alles direkt in der Personalakte.
📈
Monatsübersicht
Soll- und Ist-Stunden aller Fachkräfte im Monatsvergleich. Urlaubs- und Ausfalltage auf einen Blick — für die Leitung.
🌴
Urlaub & Abwesenheiten
Urlaubsanträge, Genehmigungsworkflow und visueller Abwesenheitskalender. Überschneidungen werden automatisch erkannt.
⏰
Arbeitszeitkonto
Geleistete Stunden, Überstunden und Nachbuchungen im Überblick — für ambulante und stationäre Fachkräfte.
🧾
Rechnungen an Kostenträger
Rechnungsentwürfe je Kostenträger aus den gebuchten Stunden — prüfen, freigeben, als PDF ablegen. Mehr
📤
Export & Abrechnung
Stundenzettel als PDF oder Excel. Sachkosten-Belege, Klientenakten-Export und Massenexport auf Knopfdruck.
📱
App ohne App Store
Lani als PWA auf iPhone oder Android speichern — sieht aus wie eine App, kein App Store nötig. Auch offline nutzbar.
📤
SEPA-Export
Abrechnungen genehmigen und eine SEPA-XML-Datei für alle Überweisungen ins Online-Banking laden.
👥
Mitarbeiter-Import
Bestehende Mitarbeiterlisten per Excel oder CSV importieren. Lani erkennt automatisch Stammdaten, Rollen und Zuweisungen.
📋
Digitales Onboarding
Neue Mitarbeitende füllen ihren Personalbogen digital aus — Lani generiert das Excel und sendet es direkt ans Büro. Kein Papierkram.

Beleg scannen —
KI erledigt den Rest.

Einfach den Kassenbon fotografieren. Lani erkennt Betrag, Datum, Händler und schlägt die passende Kategorie vor — automatisch, in Sekunden.

  • ✓ Betrag und Datum automatisch erkannt
  • ✓ Händlername wird direkt als Beschreibung eingetragen
  • ✓ Kategorie wird intelligent vorgeschlagen
  • ✓ Kein Abtippen — Betrag, Datum und Händler stehen im Formular
BURGER KING
Osdorfer Landstr. 25
Chicken King8.99
Cola M2.80
GESAMT11.79
09.04.2026
KI analysiert...
✨ Automatisch erkannt
Betrag
11,79 €
Datum
09.04.26
Händler
Burger King
Kategorie
Verpflegung

Ein System für
alle Hilfearten.

Ambulant, stationär oder Schulbegleitung — Lani passt sich Ihrem Träger an, nicht umgekehrt.

🏠
Ambulante Hilfen
§27, §30, §31, §35 SGB VIII — vollständige Fallverwaltung für ambulante Jugendhilfe-Träger.
  • ✓ Klientenakten & Fallhistorie
  • ✓ FLS-Berechnung & Stundenzettel
  • ✓ Entwicklungsberichte
  • ✓ Tandem-Fachkräfte
  • ✓ Sachkosten & Belege
  • ✓ Urlaub & Ausfallzeiten
🏡
Stationäre Betreuung
Wohngruppen, Schichtplanung und Belegungsmanagement für stationäre Einrichtungen.
  • ✓ Wohngruppen & Zimmer
  • ✓ Belegungsplan
  • ✓ Dienstplan & Schichten
  • ✓ Medizinische Akte
  • ✓ Kontaktverwaltung
  • ✓ Protokolle
🎒
Schulbegleitung
Tagesstatus, KW-Stunden und Schulverwaltung speziell für Schulbegleitungs-Teams.
  • ✓ Tagesstatus-Dashboard
  • ✓ KW-Stunden pro Schule
  • ✓ Automatischer Tagesabschluss
  • ✓ Schulen & Bezirke
  • ✓ Stundenzettel Export
  • ✓ B-Nummer Verwaltung
  • ✓ Wochensperrung
  • ✓ Digitale Personalakte
🔄 Datenübernahme inklusive

Von Ihrem bisherigen System zu Lani —
Ihre Daten kommen mit.

Die Übernahme gehört zur Einrichtung: Klientenakten, Fälle, FLS-Angaben und Fachkraft-Zuweisungen aus Ihrem bisherigen System. Sie exportieren, wir lesen ein — und gehen mit Ihnen durch, ob alles angekommen ist.

Datenübernahme anfragen →
1
Demo anfragenWir besprechen gemeinsam Ihren Datenbestand und planen den Wechsel.
2
Daten exportierenWir begleiten Sie beim Export Ihrer bestehenden Daten.
3
Daten übernehmenKlientenakten, Fälle und FLS werden in Lani übertragen und gemeinsam geprüft.
4
LoslegenIhr Team arbeitet in Lani weiter — mit Einweisung.

Weitere
Fragen.

Zu Kosten, Start und Datenschutz steht das Wichtigste auf der Startseite.

Wie lange dauert die Einrichtung? +

Lani ist in der Regel innerhalb weniger Stunden einsatzbereit. Wir richten Ihre Instanz ein, schulen Ihr Team und migrieren bestehende Daten — alles ohne lange Implementierungsphasen. Wie schnell es im Alltag ankommt, hängt von Ihrem Datenbestand ab — das besprechen wir vorher.

Wie funktioniert der Mitarbeiter-Import? +

Lani bietet einen einfachen Mitarbeiter-Import per Excel oder CSV. Sie können entweder die bereitgestellte Lani-Importvorlage nutzen oder bestehende Mitarbeiterlisten direkt importieren. Lani erkennt automatisch Namen, E-Mail-Adressen, Rollen und Stammdaten.

Wie werden neue Mitarbeitende ongeboardet? +

Die Leitung erstellt per Knopfdruck einen persönlichen Onboarding-Link. Neue Mitarbeitende füllen ihren Personalbogen digital aus — Lani generiert daraus automatisch ein Excel-Dokument und sendet es ans Büro. Kein Papierkram, kein manuelles Abtippen.

Wie funktioniert die Abrechnung mit der Bank? +

Lani unterstützt den kompletten Abrechnungsworkflow: Fachkraft erstellt Abrechnung → Leitung genehmigt → Lani erzeugt eine SEPA-XML-Datei, die Sie in Ihr Online-Banking laden. Die Beträge müssen nicht abgetippt werden; ausgeführt werden die Überweisungen von Ihrer Bank.

Gibt es eine App? +

Lani ist eine Progressive Web App (PWA) — das bedeutet Sie können Lani auf Ihrem iPhone oder Android-Gerät wie eine App installieren, ohne den App Store zu nutzen. Einfach die Seite aufrufen und "Zum Startbildschirm hinzufügen" wählen. Keine Installation erforderlich, automatisch immer aktuell.

Wie werden Fachleistungsstunden in Lani erfasst? +

Nicht getrennt von der Dokumentation, sondern darin. Sie wählen den Fall, tragen Beginn und Ende ein und schreiben den Bericht; Lani rechnet die Dauer und bucht die Leistung im selben Vorgang. Ändern Sie später die Uhrzeit, zieht die Buchung mit; löschen Sie den Bericht, verschwindet sie. Der Overhead-Anteil für das Arbeitszeitkonto ist einstellbar — die Hamburger Aufteilung von 52,5 zu 7,5 Minuten lässt sich damit abbilden. Im stationären Bereich wird ohne Uhrzeiten dokumentiert, dort entsteht keine Stundenbuchung.

Was passiert mit meinen Fällen, wenn ich in den Urlaub gehe? +

Sie ordnen nach der Genehmigung jedem Fall eine Vertretung zu und schreiben auf Wunsch ein Übergabeprotokoll. In der Nacht zum ersten Urlaubstag wandern die Fälle zur Vertretung, am Tag nach dem Urlaub kommen sie zurück — daran muss niemand denken. Wer welchen Fall übernimmt, entscheiden Sie; Lani schlägt nichts vor. Die Vertretung sieht den Fall und Ihr Übergabeprotokoll, nicht Ihre bisherigen Verlaufsberichte.

Wissen für
den Alltag.

Hilfeplanung, Berichte, Dokumentation und Abrechnung — mit den Rechtsgrundlagen und Vorlagen zum Kopieren.

Selbst ausprobieren.

Alles auf dieser Seite, was die Demo zeigt, klicken Sie dort mit Beispieldaten selbst durch — 14 Tage, kostenlos und unverbindlich.

Demo-Zugang anfragen